「時間管理4象限」輕重緩急劇場活動設計

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你一定聽過這樣的觀念:「重要的事情先做,不重要又不緊急的事情先擱著不做」,這是源自成功學大師史蒂芬柯維(Stephen Covey),在與成功有約一書當中提及的第三個習慣「要事第一」First things First法則,「時間」是一個感覺得到卻又摸不太到的東西,我曾在羅亦耀老師的課程上,學到一個有趣的活動設計,我將他改編帶入校園,我稱作「輕重緩急劇場」。

先別管什麼史蒂芬柯維是誰了,請問你有沒有忙不過來的時候?你曾不曾有一個Moment,突然四面八方的訊息如雨後春筍般出現過?一時之間不知道要先做哪一個,後來因為太多乾脆什麼也不做了?我們今天要來演一場輕重緩急小劇場,由老師扮演你的同學,請四位同學輪流跟我說話。

情境設定:揹著書包進教室,4個同學很有事

首先擺放四張椅子在教室的前方,椅子之間保持一步的距離面向全班同學,選擇四個比較「愛演」、「能演」的同學上來,輪流吩咐他們要講的台詞。接著老師開始說明情境引導語。
ABCD同學回應FB 影片連結

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今天是一個明亮的早晨,我帶著微笑踩著輕盈的步伐走進了教室,接著有四個同學輪流跟我說話,讓我們來看看這4位同學會跟我說些什麼吧!我把四個同學會講的台詞打在投影幕上,輪流讓他們練習。

A同學:急急忙忙口氣、感覺發生大事的神情說

「ㄟㄟ阿翔,老師在辦公室找你辣,感覺發生大事了,老師說你再不去找他,你就巴逼Q了!」

B同學:厭世抱怨口氣、感覺你根本是豬隊友

「ㄟㄟ阿翔,下周我們這組的期末報告,就剩你的資料沒交給我,趕快變出來交給我!不然就開天窗辣」

C同學:稱兄道弟的口氣,開心熱情的眼神邀請

「ㄟㄟ阿翔,那個我們現在缺一個打傳說辣,趕快上線喔!!現在立刻」

D同學:喜悅分享的口氣,迫不及待要跟你說

「ㄟㄟ阿翔,你知道嗎!那個這群人又上新影片了耶,你趕快去看」

開始演出:揹書包經過四個人

以下分成兩種演出方法,第一種是「輪流射擊」,第二種是「四門齊放」,輪流射擊顧名思義,按照順序當我走到你面前就換你說話,四門齊放是老師背著書包走過去,四人同時跟我說話,每個人各自比大聲而且比急切性!通常演出完後,我會請大家掌聲給予演出的演員,然後請他們回到座位坐下。

輕重緩急劇場的5個反思切入

剛剛的演出,其實就是把史蒂芬柯維先生的輕重緩急4象限,A代表重要又緊急、B代表重要不緊急、C代表緊急不重要、D代表不重要不緊急,活動以戲劇的方式具象化演出,柯維先生認為,做事有效率的人要能夠分辨事情的輕重緩急,區分事情的重要性與緊急程度,來決定我們接下來的行程安排。我將提問分成5種類型,供給大家參考。

1.  請問我智商有沒有降低?如果智商沒有降低,什麼受到了影響?

我常笑著問同學們說,請問我從A點經過BC走到D點,我的智商有沒有降低?同學們常開玩笑回:「有」。(然後笑成一片跟傻瓜一樣)。其實阿,我的智商、實力沒有受到影響,但是心情上一定有一些波動。那種感覺就像好端端沒事的一天,突然多了很多任務要去處理,一時不知道要先做什麼,但就會有一些壓力,或是不知道該先做哪個好的焦慮感。

時間管理有一派是這麼說的,先處理好心情,再處理好事情,你的智商跟能力不會瞬間降低,但事情一多會影響到你的情緒,心情越焦慮越不能把事情按部就班地做好。所以不要別讓自己處在「匆忙焦急」的狀態,若你常常呈現「重要又緊急」的人生,那要思考,是不是太愛拖延?或是太愛把一堆事情攬在身上不懂放下?

請記得別讓匆忙焦慮,影響你產出的穩定

先安頓好心情,才能穩穩地處理好事情。

2. 如果依照好逸惡勞的心態體質?通常會先去完成ABCD同學的情境?

原子習慣一書裡曾提及,「最小努力」原則,也有人稱作「最小阻力」原則,概念是大腦喜歡簡單的事情,喜歡用日常的習慣行事,當你要命令他做複雜辛苦的任務,或是打破原本的習慣行事,就要讓大腦付出更多的力氣。大腦就會向主人說「我不想努力了,可不可以耍廢一下下就好」。

若是沒有清醒做選擇,人就習慣先進入好逸惡勞模式,選擇執行第三第四象限。「緊急不重要」沒必要的應酬、不重要的聚會、其他人也可以完成的任務,及「不緊急不重要」,打電動、追劇、滑手機、耍廢這類的瑣事,於是原本要寫報告完成作業的同學,先開心先舒服再說,把重要的事情擺在最後面。

別對自己的自律太有自信,如果沒有刻意清醒選擇,我們都容易被最小努力原則擊敗。

你要開始練習拒絕不重要,像是緊急不重要的事可以請別人幫忙,或是勇敢拒絕不重要的請託,那些不緊急又不重要的事情,要練習漸漸地放下,懂得人生中的取捨,為自己重要的事情保留寶貴的時間。

3.  為什麼要先完成「重要不緊急的事」?

你有拖延症嗎?你會把事情拖到最後一刻才開始執行嗎?俗話說:書到用時方恨少,臨時才在抱佛腳,這是很多學生都曾有過的經驗,對於某些大學生而言「今日事今日畢」,今天的考試今天才開始準備,後來發現太晚準備沒有辦法從容地完成,而且隨著時間越晚精神越耗弱,就沒能在最好的精神狀態專注。

「重要不緊急」的事情一直拖延不做,就會移動到「重要又緊急」的象限,Dead Line又稱截止期限,我常常把他笑稱,如果在Dead Line那天才開始做,通常已經累積太多舊帳,時間不夠做不完,就會很想「死」。

殺掉拖延的習慣,你可以「放下完美」主義,不用什麼都具足才開始做,從現在開始出發做一點點就很好,你可以「提早出發」,幫助自己越接近Dead Line時能比較有餘韻完成事情,你可以「珍惜決定點」,每當大腦要開啟自動導航模式耍廢打GAME追劇時,先想想什麼是最重要的?

4. 如果是電競選手,會不會有不同的排序?

其實每個人的價值觀會隨著身分人設有所不同,我有個學生是電競選手,他的日常就是把大部分的時間放在「打電動」,我那時候看他的手機螢幕顯示時間,一天要打12個小時,十天共累積119個小時50分鐘,而且整支手機裡就只有單一的遊戲。上述矩陣舉例是緊急不重要的事情,卻是電競選手「重要不緊急的日常練習」。

在追求不同的目標上,每個人都有不同的價值選擇,我認為沒有絕對的對錯,但是每過一段時間可以問問自己,這是我真心想要的嗎?這是我喜歡的選擇嗎?我做出這樣的決定一陣子了快樂嗎?我的生活有沒有因此變得更好?如果回到一開始那天,我還會做這樣的選擇嗎?還是我有其他更好的選擇?後來發現人生沒有如果,只有結果跟後果,若是你問心無愧的話就全力以赴吧!

5.  對你的今年來說,什麼是「重要不緊急的事」?

重要代表「對於人生目的有長遠影響、對於你個人價值觀是否重要」,緊急代表「在時間上是否必須立即處理、若是不做可能會立刻造成負面影響」,有些事情不一定要急著做,而是慢慢累積、持續累積。

像是身為一個講師,持續寫作產出、用心備課、上課學習新知、建立有意義的人際關係、穩定的運動、適度的休閒放鬆、身心靈的修練,這些都是我認為「很重要又急不來的事情」,很多經驗與態度都是慢慢積累的。

我認為每個不同的職業身分,都應該會有屬於他重要不緊急的事情,每一天都是最好的開始,把時間留給重要的人,把精力留給幫助自己成長的事,自然而然那些不重要的「人間干擾」就會漸漸減少離你遠去。

後記:2022年我的重要不緊急

工作上,我希望每個月做好一個主題的簡報,每個月開啟一個主題的延伸活動,從一月至今,已經做出9個不同主題的延伸活動教案簡報,旁人看到我竟然有這麼多的產出,其實是建立在這十年來慢慢累積的活動經驗,才能夠在短短一年內可以有多種主題的開支展業。

也因為十年的累積,終於在今年寫出遊戲人生七十二變,裡面的72種不同活動,我把他們做成PPT教案,分散在檸檬知的網站中歡迎參考:1賦能引導2開學暖身3即興創意4地獄引導5溝通同理6人際破冰7撲克遊戲8鄰座分組9時間管理。



歡迎參考主題活動教案設計:

https://lemonki.kaik.to/vyeiy

我希望2023年開始製作教學活動的小短片,如果你對遊戲設計有興趣,或是你身邊有適合製作影片的人,歡迎跟我聯繫,我希望透過影音,幫助更多人認識活動、設計遊戲,把教學做得更有趣同時更有意義。我沒有急著上架,但求有緣的人跟我一起同行。

你的重要不緊急的事情是什麼呢?你在乎的又是什麼呢?有人說種一棵樹最好的時機有兩個,一個是十年前,一個就是現在,或許你現在就可以開始行動囉!祝福我們都能選擇用從容不緊急的心態,走在屬於自己喜歡的路徑,追求更好的人生。

教學活動設計師、高關懷同行者、校園演說家

教學活動不只是活動,透過延伸設計,帶領引導反思,讓互動也賦予生命力。深入人心的教學,不只有趣,還要有感。

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