時間管理活動設計4 時間碎片

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時間碎片是近年內,最容易團隊凝聚與引起動能的活動沒有之一,我手抓一把錢幣,往天空一撒,擲地有聲的落在教室各處。留下驚呆表情的同學們。我抓起了另三種幣值,持續撒,持續散落至各處,在我手中是「時光寶盒」,裡面裝滿了時間碎片,碎片分成四種幣值,藍1000黃500綠100粉紅50,現在要透過團隊討論擬出策略,把散落的時間碎片找回來。放在我發下的鐵環(可用橡皮筋取代,或者一張桌子)當中。看哪一組獲得最多的碎片價值獲勝。

「小組玩法」的活動規則

1.一人一次一片

 一組一次派出一人,最多拿一片(不可多拿)

2. 疊好接力再出發

回來放在銅環中疊成一疊,輪換下一個人出發

3. 30秒比錢多 

限制時間30秒,碎片放置銅環中,比哪組錢最多

4. 拿到別人不能碰

握在手裡,銅環裡的碎片,任何人不可移動

5. 小組討論策略

各組請討論策略、棒次,每個人都要跑到才能換下一個人。

6. 競速開始

各就各位>>>3.2.1開始>>>不可能任務音樂下,燈燈燈燈燈燈燈燈燈燈燈燈 <自己哼>,在一陣兵荒馬亂,衝刺接力爭奪碎片中的廝殺中,結束了這一回合,我看同學還有些喘,我邀請各桌,把自己的時間碎片塔,移動到教室中央的小桌子,比較高度。猜測哪一組會獲勝。(不是比高唷,是比面額加總高)

延伸提問

1. 請問剛剛我們是不是一起經歷了三十秒?但是結果一不一樣?為什麼會不一樣?

2. 同樣的時間當中,為什麼有些人產值比較高?

3. 當各組策略、條件都差不多的時候,贏的隊伍做對了哪些事?

4. 用什麼態度或觀念來玩,比較容易搶到最多的時間?

5 .在你人生中,最重要的是什麼?你是否有像參與這活動一樣積極進取?

延伸思考 1 時間管理三件事

關鍵在於,在同樣的時間內的做事效率,好的效率會直接影響到你的生產力。其實,時間管理就在講三件事「收集」、「排序」、「行動」

1.收集過去的經驗-  整理過去的時間,評估自己效率如何?

你有沒有評估過自己跑完1公里要多久?你知不知道你從家裡到學校多少時間?

你清不清楚你念完一章節要花多久?你如何自我檢視,覺察過去的時間使用狀態?

2.排序未來的行程-輕重緩急與時間排成的技巧

什麼事對你來說較重要的?為什麼你會先做A事情再做B事情?哪件事對你來說是有價值的?你平常用什麼工具或方式安排你的行程?

3.行動當下的專注- 光用想的做不到,行動會讓你意想不到

有的人計畫了很周全,結果沒有去執行他的想法,跟沒有行動一樣,實際做的比想的更加重要,告訴自己不要成為排行程的高手,卻變成行動上的木頭人。

我曾經看過一個考生,他做好了收集與排序,卻沒有安頓好行動,他找好了考古題、參考書、也詢問了很多厲害的同學要怎麼預備大考,他排序了他的讀書時間,當他走進了台北市立圖書館,氣勢不凡的坐在我身旁,攤開了參考書、拿出了文房四寶、佈好了螢光筆與原子筆,看起來要預備一場全心全意的複習衝刺,結果…………..

他拿出了手機打傳說對決,一玩就是2個小時。當我已經完成今日的進度回頭看到他,他的參考書仍停留在第一頁,螢光筆靜靜的躺在桌上一動也沒動過。這個故事給我很大的啟示,即便我們都做好了計畫,但若是沒有落實行動,假裝努力的人可以騙過別人,但騙不了自己的時間。

延伸思考 2 提升執行力的四大策略

以下引用林怡辰老師2022年9月新書,「高效時間管理課」中的第9原則不管什麼事立刻著手,怡辰老師提到那些活得精彩的人,關鍵在於執行力,也就是排定的事項立刻著手。其中這四件事可以幫助你更有執行力的往前推進。

1.學習「選擇性放棄」

曾經我是演講邀約來就去的人,後來發現還有比工作更重要的事是健康,怡辰老師也在書中寫道他奉行「健康第一、家人第二」,於是答應的場次就減少了,當需要我的人越多,我的時間就越緊,我必須選擇性地放棄一些較不重要的事情,當我們看著時間碎片,你會發現,粉紅色的50元躺在地上最多,這就是一種選擇,選擇那些重要的人與事、放下那些不重要的、拖延你人生的人事。你要懂得取捨。

2.明確區分大小事

搞定Getting Things Done 一書中提到「兩分鐘原則」,意思是兩分鐘內可以完成的事情就要趕快去執行,2分鐘看起來是很短的時間,有些事情兩分鐘其實就可以完成,但若是一直不去執行,他就會變成生活中很多的小麻煩,拖延到最後可能會成為你的大悲劇。當你越心煩,在同樣的時間裡的表現就會越打折扣。小的待辦事項能馬上處理掉就趕快完成,避免他累積成未來的時間小偷。

3.確認截止時程

珍惜時間和注意力的人,截止時間是一個極為重要的因素,若是沒有一個Dead Line,那麼我們就可以用自己「放鬆疏懶」的速度,甚至「沒有目標」的進度完成事情,當你有截止時間,就更能掌握在有限的時間裡,你要付出多少能量與專注力。

就像是遊戲當中,設定是30秒內要完成,所以大家拚了命的搶著錢,如果我把時間設定為30分鐘,你有的是時間,那麼大家可以慢條斯理的去撿,在時間管理當中有一項鐵律,忙碌的人才需要管理,你整天沒事沒目標其實是不需要為時間緊張的。因為你有的是時間。

4.盤點時間的分配與比重

怡辰老師書中提到除了明確知道截止時間,還有另外三項被人忽略的重要時間因素,分別是「執行每項工作需要的時間」、「每天可以有多少時間」、「時間分配的比重」,不懂得時間管理的人,常常會有一種「自以為還有時間」的假象,當你對時間不重視,他也不會給你適切的比重。

這裡談到的就是回顧、排序、再分配的概念。你要清楚自己的生理時鐘、你要了解自己有哪些習慣與慣性、你要明確的知道此時此刻什麼事情重要什麼事情放掉。看著散落一地的50粉紅色碎片,其實我們常常落入浪費時間的陷阱,一直在做不重要的事情。

在選擇做任何事情之前,我們應該先停下來思考,我們是否有把時間放在最重要的地方?你覺得,在你現在這個年紀階段,對你來說,最重要的是什麼?是財富?是經營感情?還是認真學習?其實沒有標準答案,但每個人都值得過更好的時光,而不應該虛度光陰。

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延伸思考 3  時間的現實

1. 聰明的人事半功倍

聰明的人先拿藍色的1000,浪費時間的人通常沒有目標的就亂拿,出手10次50元,只能換來一片500,遊戲結束時我會請大家先把4種顏色分類疊高算分,最後再把4個顏色疊成一疊,常常發現一個有趣的現象,就是拿最多片的不是最高分,有些人只拿藍色,出手比人少卻能比別人產出更多效能,他就是掌握了同樣時間裡做最有價值的事情,當你清醒選擇,你也可以成為時間的管理者。

2. 專注的人掌握速度

跑一場1公里的賽跑,當你速度越快,時間消耗越少,當你比他人快完成一件事,就比他人多一點時間做其他更重要的事,不是你時間比較多,而是你在同樣的事情上放上更多的專注,「最有生產力的一年」一書當中寫下一個公式,「能量+專注」=生產力,當你有健康的體力與精神,加上全神貫注的狀態,你會比他人更有生產力。

3. 先出發的人掌握先機

搶錢過程中,當方法策略一樣,比的就是誰比較積極,當大家都很積極的時候,比的是誰速度比較快,當速度一樣快時,比誰先站到好的位置,當大家位置都差不多時,比的是誰先出發,其實在同樣一個學區學校裡面,大家資源基本上普遍不會落差太大,同樣的老師跟學習資源,比的就是誰比較積極,比的是誰比較能養成「提早」完成的習慣。

當你從學校畢業會發現,工作職場廝殺得更厲害,在這瞬息萬變的世界中,你的實力不一定比別人差,但在市場上比誰先取得先機,誰就會先有優勢。我曾在人壽業務培訓的時候操作過這個活動,我說時間大家都24小時,一樣的時間大家業績各有不同,就比誰更有「方法」的提早「出發」。

4.天生就有時間的人

這段是我會省略或見情況再說的話,有些人的出生天生就比較沒時間,主要的原因來自家庭的貧窮,為什麼會說越貧窮會越沒時間呢?因為有錢父母是可以用錢幫你換時間的,你的交通可以用計程車、高鐵幫你快速移動,你的學習可以用「專業」的老師幫你補習,你的才藝可以請「超專業」的職人陪你訓練。那些天生就有時間的人,如果比你還更努力,這是世界上最殘酷的事情。

相較於沒錢的父母,有些孩子可能連學習的時間都沒有,小時候回家要幫忙家裡的工作,長大後還要大夜班貼補家用,當我們用力的分享時間管理的技巧,卻沒有覺察到,有些人在很小的時候,已經用超英趕美的速度,把自己裝備各種能力。然後出現在一樣的教室裡,上一樣時間的課,但他們可以用更從容有效率的時間「吸收」、「產出」。時間就是金錢不是講假的,因為他有夠現實。

時間碎片延伸玩法:派代表出來搶

我曾在500人大演講,請各班派出一人代表上台搶,後來也獲得不錯的回響,這種玩法同時可以讓聽眾專心,派出來的人也都是各班腳程最快的,上來特別拼命,如果你發現教室空間不夠大,也可以在班上操作,各組派一個出來搶20秒,比例上我通常會5個人搶限制時間20秒,10個人搶限制時間10秒鐘的比例來操作。你不妨試試看。

後記:碎片化的時間管理

這是一個「時間碎片化的時代」,很多的時間都被切割成一片片的碎片,手機科技越發達,各種APP分割了我們的專注力,通訊軟體悄悄地干擾我們的習慣與行動選擇,一有干擾就被打斷,一被打斷做事就停擺,面對碎片化的時代,你有好好的規畫自己的時間嗎?你有做好自律的準備嗎?

到後來發現,有些時候時間是沒有辦法管理的,因為從小到大,我們鮮少有管理時間的機會,比如說校園大部分的時間都在上課,學校把時間切成一節一節的課程。比如說放學後很多人補習,補完回到家已經晚上十點,剩餘的時間耍廢一下,寫完作業,發現根本時間少的可以拿來規劃。

即便如此,有些時間我們可能已經被他人安排好,但我們可以在自己可以控制的範圍內要求自己「自律」。與其說是管理時間,不如說是管理自己的意念。因為你的意念會影響到你的行為。有效掌管自己的行動就是自律的開始,所以我相信,「這世界上沒有忙碌的人,只有不在意的事」。如果你夠在乎這件事這個人,你的意念,會驅動著你使命完成。剩下沒多少時間了,快快撿起你寶貴的碎片吧!就從今天開始改變吧!

延伸活動-時間悠遊卡

時間碎片小班級分組玩法

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時間碎片大演講場合玩法

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時間管理延伸活動 課程報名表

「十月份延伸活動」主題:時間管理

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教學活動設計師、高關懷同行者、校園演說家

教學活動不只是活動,透過延伸設計,帶領引導反思,讓互動也賦予生命力。深入人心的教學,不只有趣,還要有感。

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